Η αποτελεσματική παράδοση των e-mail είναι κρίσιμη για την επιχείρηση σας. Σκεφτείτε πόσο συχνά στέλνετε προσφορές σε νέους πελάτες, ή κάποια χρήσιμα e-mails που πρέπει να απαντηθούν σύντομα. Ωστόσο, πολλές φορές τα e-mail μας μπορεί να καταλήγουν στον φάκελο εισερχομένων των παραληπτών ή ακόμη και στα ανεπιθύμητα. Σκεφτείτε λοιπόν πόσες δουλειές ή νέες συνεργασίες μπορεί να έχετε χάσει επειδή το e-mail σας δεν παραδόθηκε στον τελικό παραλήπτη και εσείς δεν το γνωρίζατε, ή επειδή κατέληξε στο φάκελο με τα ανεπιθύμητα και δεν το είδε ο παραλήπτης. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πώς μπορείτε να ελέγξετε και να βελτιστοποιήσετε την παράδοση των e-mail σας ώστε να μην χάνονται χρήσιμα e-mails επειδή δεν τα παραλαμβάνει ο παραλήπτης ή καταλήγουν στα SPAM.
Χρησιμοποιείτε εναν σωστά διατυπωμένο θέμα.
Το κυρίως θέμα του e-mail είναι ο πρώτος παράγοντας που επηρεάζει τον φίλτρο ανεπιθύμητων. Χρησιμοποιήστε σαφείς και πειστικούς τίτλους που δεν προκαλούν τις αντιδράσεις των φίλτρων. Αποφύγετε να γράφετε με κεφαλαία και επίσης αποφύγετε λέξεις-κλειδιά που μπορεί να κόβονται από τα φίλτρα των παρόχων e-mail όπως: Πληρωμή, ebanking, τιμολόγιο, δελτίο παραγγελίας, στοιχεία λογαριασμού, κωδικός πρόσβασης, προσφορά, viagra, cialis κ.α. Ποτέ μην βάζετε links στο θέμα του e-mail σας και ποτέ μην βάζετε στο θέμα τη λέξη Newsletter ή ενημερωτικό δελτίο.
Προσαρμογή του Περιεχομένου.
Βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο του e-mail σας είναι χρήσιμο και σχετικό με τους παραλήπτες. Τα συστήματα φιλτραρίσματος είναι πιο πιθανό να ταξινομούν ως ανεπιθύμητα τα e-mail με ασαφές ή ύποπτο περιεχόμενο. Αποφύγετε τους πολλούς υπερσυνδέσμους, domains που έχουν γίνει black listed, τραπεζικούς λογαριασμούς, κρυπτογραφημένα μηνύματα, μεγάλο αριθμό φωτογραφιών και φυσικά επισυνάψεις εκτελέσιμων ή zip αρχείων. Επίσης αποφύγετε να στέλνετε μαζικά e-mail σε παραπάνω από 10 παραλήπτες ταυτόχρονα. Καλύτερα στείλτε τους σε ξεχωριστά e-mails. Μπορείτε επίσης να βάλετε τον κύριο παραλήπτη και αν το μήνυμα αφορά και άλλους, να τους προσθέσετε ώς CC (Carbon Copy) ή BCC (Blind Carbon Copy). Το κείμενο σας δεν πρέπει να είναι μακροσκελές. Συνίσταται να γράφετε το όνομα του παραλήπτη που απευθύνεστε π.χ. Αγαπητέ κ. Παπαδόπουλε. Επίσης καλό θα ήταν στο τέλος του μηνύματος να γράφετε την ψηφιακή υπογραφή σας π.χ. Με εκτίμηση, Γιαννης Κ. Υπεύθυνος Πωλήσεων και σε ξεχωριστό σημείο κάτω από την ψηφιακή υπογραφή, τα στοιχεία της εταιρείας. π.χ.
Friktoria.com
Data Center Services
τηλ. +30 2421100659
email. support@myemail.com
Τέλος στο υποσέλιδο του e-mail, εαν στέλνετε διαφημιστικό e-mail ή newsletter πρέπει ΠΑΝΤΑ να έχετε σύνδεσμο διαγραφής από τις συχνές ενημερώσεις. Π.χ. Εαν επιθυμείτε να διαγραφείτε από τη λίστα συχνών ενημερώσεων της εταιρείας μας πατήστε εδώ.
Επαληθεύστε τις Ρυθμίσεις SPF, DKIM και DMARC.
Σιγουρευτείτε ότι έχετε εγκαταστήσει σωστά τις ρυθμίσεις SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) και DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) στις ρυθμίσεις του domain σας και στα DNS settings. Αυτές οι ρυθμίσεις βοηθούν στο να αναγνωρίζονται τα αξιόπιστα e-mail από τους παραλήπτες. Εαν δεν έχετε κάποια από τις παραπάνω ρυθμίσεις ενδέχεται ο παραλήπτης είτε να μην κάνει αποδεκτό το e-mail σας είτε να θεωρήσει το domain σας ώς low-reputation και να καταλήξει στα ανεπιθύμητα / SPAM.
Τοποθετήστε συχνά χρησιμοποιούμενα links / συνδέσμους στο κείμενο.
Η χρήση συχνά χρησιμοποιούμενων links στο κείμενο του e-mail μπορεί να βοηθήσει στην κατηγοριοποίησή του ως ασφαλούς. Ta φίλτρα ανεπιθύμητων μπορεί να εκτιμήσουν τη συνήθεια χρήσης των συνδέσμων αυτών.
Ελέγξτε τα στατιστικά παράδοσης στο Google Analytics
Ελέγξτε τα στατιστικά παράδοσης των e-mail σας στο Google Analytics. Αν διαπιστώσετε πτώση στον ρυθμό παράδοσης, μπορεί να υπάρχει πρόβλημα που χρειάζεται άμεση επίλυση. Το ξέρατε ότι μπορείτε να συνδέσετε το e-mail σας με το Google Analytics ?
Έλεγχος των ρυθμίσεων του Mail Client
Ελέγξτε ξανά τις ρυθμίσεις του mail client σας και επιπλέον του server φιλοξενίας της ιστοσελίδας σας που συνδέεται με το e-mail σας. Έχετε περάσει σωστά όλες τις ρυθμίσεις ? Έχει εγκατασταθεί πιστοποιητικό SSL στην ιστοσελίδα και στα e-mail σας ? Έχουν γίνει σωστά οι ρυθμίσεις εξερχόμενης αλληλογραφίας ?
Ελέγξτε αν το domain σας είναι σε μαύρη λίστα ή έχει χαμηλό reputation
Πολλές φορές το domain μας ή η IP του server που φιλοξενείται η ιστοσελίδα μας, είναι σε μαύρη λίστα ή έχει χαμηλό reputation. Αν συμβαίνει αυτό, οι παραλήπτες ή κάποιοι από τους παραλήπτες μας δεν θα λαμβάνουν τα e-mail μας. Θα πρέπει ανά τακτά διαστήματα ή αν έχετε υποψία ότι τα e-mail σας δεν παραδίδονται, να ελέγχετε σε κάποιο online εργαλείο το e-mail σας. Σας προτείνουμε τα παρακάτω ONLINE εργαλεία ελέγχου του e-mail σας:
MXToolBox για να ελέγξετε αν το e-mail σας είναι σε κάποια μαύρη λίστα ή υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τις ρυθμίσεις DKIM, SPF, DMARC.
SenderScore online εργαλείο για τον έλεγχο της φήμης του domain και προτάσεις βελτίωσης.
MailGenius Ελέγχει αν υπάρχουν προβλήματα κατά την αποστολή ενός e-mail από το domain σας σε πραγματικό χρόνο.
